Conseil pour la rédaction d’une proposition

J’adore écrire, alors je n’ai pas de problème avec la rédaction de propositions. J’aime l’art de traduire des réalités en mots : nos réalités et les réalités des filles doivent être traduites en mots que sauront comprendre les bailleurs de fonds. Nous trouvons les mots qui ont un sens pour les bailleurs de fonds et les plaçons dans un contexte où ils peuvent soutenir notre travail. C’est un acte créateur. – Juniper, Fondation filles d’action

Une proposition est un document qui présente les grandes lignes de ce que vous avez l’intention d’accomplir avec votre programme. Les propositions sont rédigées à l’intention des organismes de financement et devraient suivre leurs directives. Une proposition devrait inclure un échéancier détaillant ce que vous souhaitez accomplir ; quand, comment vous comptez atteindre vos objectifs et de combien d’argent vous aurez besoin pour les atteindre. Les propositions pour les programmes destinés aux filles devraient idéalement être rédigées en partenariat avec la communauté visée par le programme, ou à tout le moins fortement influencées par les besoins particuliers des filles qui participent au projet.

Voici quelques conseils pour faciliter la rédaction de votre proposition :

• Connaissez bien vos interlocutrices/teurs. Utilisez le même vocabulaire que vos bailleurs de fonds. Étudiez leur langage et cernez leurs priorités. Décrivez votre projet d’une façon qui correspond aux critères du programme de financement tout en restant fidèle à votre vision.
• Appelez directement les bailleurs de fonds pour leur présenter votre idée. Si vous n’êtes pas déjà en contact avec une personne-ressource, demandez à parler avec unE agentE de programme. Dites quelque chose comme : « Nous développons présentement un projet et nous voudrions savoir si nos objectifs sont compatibles avec votre programme ». Décrivez d’abord le projet en termes généraux sans vous imposez tout de suite un cadre trop rigide. Écoutez attentivement leur réaction, car on vous dira sûrement ce que vous devez intégrer à votre proposition pour la rendre plus solide. Le but de ce premier appel est de leur faire savoir que vous existez et de vous renseigner sur leurs priorités. Cela vous aidera à construire un projet dans lequel les bailleurs de fonds se reconnaîtront. Ne perdez pas confiance si on vous répond : « Non, ça ne marche pas ». Une première réponse négative signifie peut-être que vous devez modifier le projet en tenant compte de leurs critiques – réessayez!
• Créez une relation avec les bailleurs de fonds. Il est très important de communiquer avec les bailleurs avant la date d’échéance (au moins un mois avant). Il est possible que certains détails importants ne se retrouvent pas sur leur site Internet. Si c’est le cas, vous devez parler directement avec une personne pour obtenir ces renseignements. Pour donner suite au premier appel téléphonique, essayez d’obtenir une rencontre en personne. Rédigez une brève présentation (deux pages) et envoyez-la par courriel en sollicitant leurs réactions. S’il s’avère impossible de rencontrer quelqu’unE, demandez des commentaires lors d’une nouvelle conversation téléphonique.
• Présentez vos activités dans le cadre d’un projet. La plupart des bailleurs ne financeront pas vos activités principales, c’est-à-dire les choses que vous faites sur une base régulière au sein de votre organisme, comme le paiement du loyer et des employéEs. Vous devez présenter de nouvelles activités. Pratiquement n’importe quelle activité peut être présentée comme un projet, il suffit de lui donner l’aspect de la nouveauté. Comment? En teintant votre projet d’un aspect particulier : un contexte ou une communauté en particulier, des objectifs particuliers, de nouvelles activités, de nouveaux partenaires, etc., le tout donnant lieu à un événement communautaire particulier ou à une nouvelle campagne de sensibilisation. Proposez une nouvelle série d’ateliers et/ou abordez des enjeux qui touchent directement les filles de votre communauté.
• Divisez votre projet en étapes. Habituellement, il est nécessaire de concevoir un plan de travail et un plan d’évaluation (voir les modèles proposés à la fin de cette partie). Vous devrez donc réfléchir à un échéancier pour chacune des étapes principales de votre démarche. Ne vous concentrez pas uniquement sur la mise en place du projet (l’animation d’un programme pour filles), considérez aussi les éléments suivant : la liaison communautaire, la campagne de promotion, la planification du programme, la mise en place d’un comité consultatif, la formation des animatrices, le recrutement des mentores et des conférencières invitées, l’organisation d’événements communautaires, la diffusion des résultats, des œuvres d’art et/ou des ressources développées dans le cadre de votre projet, etc. Tous ces éléments ont leur importance dans votre projet.
• Rappelez-vous de parler de l’évaluation lors de la présentation de votre projet. Plusieurs bailleurs de fonds veulent savoir comment vous mesurerez le succès de votre projet, les résultats et les impacts. Pour plus d’information sur l’évaluation, consultez la partie « Réfléchir à nos pratiques : l’évaluation » ou notre Centre de ressources sur notre site Internet au www.fondationfillesdaction.ca

Les étapes de la rédaction d’une proposition

Voici les éléments utiles, voire nécessaires, à prendre en considération lorsqu’on rédige une proposition :

1. Rédigez une brève présentation du projet.

Il est très utile de rédiger une brève présentation (deux pages) de votre projet. D’une part, cela vous aidera à définir votre vision du projet et, d’autre part, cela vous permettra de communiquer cette vision à vos bailleurs de fonds et vos partenaires. Voici quelques-uns des éléments à y inclure :

• Un aperçu : deux phrases qui présentent l’idée générale du projet ;
• Vos objectifs : faites un abrégé ou une énumération de vos objectifs ;
• Un échéancier : en bref (sous forme de liste), la durée du projet, y compris les dates de commencement et de fin ;
• Vos partenaires : énumérez les organisations partenaires. Vous pouvez expliquez en une phrase la contribution de chacun ;
• Vos activités : en deux à quatre paragraphes, (avec des sous-titres pour faciliter la lecture), présentez les activités de votre projet. Il est bon de montrer la progression logique des activités. Voici une bonne façon d’exposer les grandes étapes du projet :
  • Les liens communautaires/campagne de promotion/recrutement ;
  • La planification du programme ;
  • La mise en œuvre du programme – les ateliers et/ou activités avec les filles ;
  • L’action communautaire (si cela fait partie de votre programme) ;
  • La production et la diffusion des ressources (si cela fait partie de votre plan) ;
  • L’évaluation et la diffusion des résultats.

2. Appuyez votre proposition

• Mettez vos partenaires à contribution. Tirez profit des personnes et des organismes avec lesquels vous travaillez. Choisissez vos partenaires de façon stratégique. Sollicitez leur collaboration à votre projet et demandez-leur de vous écrire une lettre d’appui. Appelez-les une première fois, présentez-leur brièvement votre projet et suggérez certains moyens par lesquels ils peuvent collaborer. (S’ils sont trop occupés, offrez d’écrire pour eux un brouillon de lettre que vous leur enverrez ensuite.) Compilez les lettres d’appui que vous joindrez à votre proposition. Voici quelques idées pour mettre vos partenaires à contribution : ils peuvent animer des ateliers sur un enjeu particulier, agir à titre de mentorEs pour des filles ou jeunes femmes, donner des conseils sur des sujets liés à leur champ d’expertise, siéger à un comité consultatif, prêter un local pour y donner des ateliers, participer aux démarches de liaison communautaire et à la campagne de promotion de votre programme…
• Expliquez en quoi votre projet répond à un besoin. Utilisez des références pour démontrer d’abord le besoin que vous souhaitez combler ou le problème que vous souhaitez résoudre, et ensuite en quoi votre approche est adaptée. Utilisez aussi des recherches et des citations tirées d’articles et de publications. Vous pouvez consulter la Revue de littérature de Filles d’action : une compilation de recherches et de statistiques à propos des filles et des jeunes femmes pour trouver des références. Faites appel à des « expertEs » de votre communauté (par exemple, à des agentEs de police communautaire, des professionnelLEs de la santé, des directeurs-trices d’école ou des conseillères-ers scolaires, etc.) et demandez-leur des déclarations de solidarité.

Par exemple : « Les jeunes du quartier font face à plusieurs défis. C’est pourquoi il est nécessaire de leur offrir davantage de programmes axés sur la prévention de la violence, les choix de vie sains, la prévention de l’intimidation, le leadership et l’implication communautaire, etc. ». Utilisez des citations de participantes, de parents et d’enseignantes qui connaissent les effets positifs de vos programmes. Faites un suivi du nombre de personnes ou d’organismes qui ont sollicité vos services ou qui ont mentionné que votre projet leur serait utile.

3. Comment répondre à certaines questions difficiles

• La viabilité du projet. Voici quelques suggestions de réponses à la question « Par quels moyens allez-vous poursuivre le projet au-delà du financement accordé ? »

Vous : développerez de nouveaux partenariats avec d’autres organismes ; chercherez de nouvelles sources de financement ; développerez un programme de bénévolat pour permettre aux bénévoles de prendre en charge certaines activités du projet ; mettrez à profit, lors de la mise en place des prochains projets, les leçons apprises dans le cadre de celui-ci ; OU ENCORE, développerez un plan à long terme qui inclut toutes ces initiatives!

• Comment comptez-vous faire connaître les résultats de votre projet ? Quelques suggestions de réponses à cette question…

Vous : partagerez les leçons apprises, les publications et les outils développés dans le cadre du projet, ainsi que les résultats, les rapports d’évaluation, les accomplissements, etc. avec les écoles, les organismes communautaires qui travaillent avec les jeunes femmes et les filles en particulier, les divers organismes avec lesquels vous êtes en contact partout au pays, les institutions (services policiers, hospitaliers, etc.), les décideurEs (députéEs, gouvernements municipal, provincial et fédéral, conseil scolaire, etc.) et les médias. Vous : écrirez des articles, donnerez des conférences, publierez vos résultats sur Internet, diffuserez un rapport d’activité ou un bulletin d’information par courriel et par liste de contacts électroniques, etc. Vous partagerez vos résultats avec les organismes (plus d’une centaine!) qui font partie du réseau national Filles d’action et qui travaillent dans l’intérêt des filles et des jeunes femmes partout au Canada!

4. Évaluation

La plupart du temps, les propositions doivent inclure un plan d’évaluation. Soyez simples : présentez de deux à quatre objectifs et le même nombre de résultats souhaités. Voici quelques-uns des éléments clés qui devraient se retrouver dans un plan d’évaluation. Référez-vous également au modèle de plan inclus à la fin de cette partie.

Objectifs - Qu’est-ce que vous voulez accomplir ? Quels sont vos objectifs ?

Faites une liste de deux à quatre objectifs que vous souhaitez atteindre. Par exemple :

• Améliorer l’accès aux programmes de mentorat et de renforcement du pouvoir d’agir pour les filles de 13 à 15 ans de la communauté XYZ ;
• Améliorer la confiance en soi, les aptitudes en communication et en résolution de conflits et encourager la pensée critique des filles ;
• Favoriser les rencontres pour les filles de 16 à 18 ans avec des modèles et des mentorEs ;
• Accroître la compréhension et le pouvoir d’agir des filles par rapport aux enjeux liés à la violence ;
• Renforcer les habiletés et connaissances des filles en arts numériques ;
• Développer les capacités des filles à utiliser la vidéo, la danse et/ou le théâtre comme moyen de provoquer des changements positifs dans leur vie, au sein de leur famille et leur communauté.

Résultats et impacts souhaités - Les effets escomptés de votre projet. Imaginez les résultats et les impacts de votre projet. Décrivez ce que vous serez fières d’avoir accompli à l’issue du projet. Utilisez des chiffres pour montrer aux bailleurs de fonds l’impact qu’auront leurs contributions financières! Les résultats devront être démontrés dans votre évaluation à la fin du projet. De quelles façons votre projet a-t-il obtenu ces résultats…

Par exemple:

• Une vingtaine de filles d’une communauté défavorisée auront participé à un programme hebdomadaire de mentorat et de développement du leadership ;
• Une dizaine de mentorEs auront partagé leurs connaissances et leurs expériences avec les filles ;
• Les filles auront acquis des connaissances et développé leur capacité à faire des choix sains et éclairés ;
• Les filles auront développé une plus grande compréhension de la violence et des moyens pour la prévenir ;
• Les filles auront été en contact avec des modèles de réussite et des mentorEs ; elles auront le sentiment de pouvoir faire des choix d’études et de carrière plus éclairés ;
• Les filles auront créé des œuvres d’art qui représentent et explorent leurs propres expériences de vie et les enjeux qui les préoccupent ;
• Les filles seront plus impliquées dans leur communauté.

Réalisations - Les activités qui seront réalisées ou les services qui seront offerts dans le cadre du projet. Généralement, les « réalisations » sont palpables ou quantifiables.

Par exemple :

• Des séances hebdomadaires d’ateliers portant sur la prévention de la violence avec une vingtaine de participantes ;
• Quinze ateliers de deux heures offerts aux filles dans les écoles de la région ou du quartier (énumérez les sujets principaux des ateliers) ;
• Quatre ateliers portant sur des sujets reliés à la santé et la violence auxquelles sont confrontées les filles, offerts aux parents, aux enseignantEs et aux jeunes femmes ;
• Deux projets d’action communautaire organisés par des jeunes femmes ;
• Un comité consultatif formé de six « expertEs » issuEs de la communauté, qui soutient et enrichit le projet ;
• Dix femmes qui agissent en tant que mentorEs pour les filles de la communauté ;
• Un rapport d’évaluation ;
• Un guide d’atelier distribué à vingt organismes qui travaillent avec les jeunes dans la communauté ;
• Une ressource sous forme de zine, conçue par et pour les filles, qui vise à les sensibiliser à l’implication communautaire, aux relations saines, à l’image corporelle et aux stéréotypes.

Pour un exemple de plan d’évaluation, de budget et de lettre de demande de financement, consultez l’annexe 1.