Introduction aux communications

« Merci de votre courriel et merci d’avoir porté votre organisme à mon attention. Votre travail est important et je suis heureuse de savoir que la Fondation filles d’action s’efforce de faire une différence positive dans la vie des filles. » - Kathy Rumleski, London Free Press

L’importance des communications dans les programmes pour filles

Lorsque votre programme sera lancé, vous voudrez sans doute l’annoncer autour de vous et expliquer le travail que vous faites aux membres de la communauté, ne serait-ce que pour obtenir leur appui et solliciter leur participation. Pour mettre en place un programme efficace, il est possible de recourir à différentes stratégies et outils de communication. Vous pouvez tirer plusieurs avantages d’une bonne communication dans le cadre de votre programme, y compris la présentation de votre mission et des valeurs qui sous-tendent le projet.

Vous pouvez sensibiliser la communauté et faire connaître votre organisme ou projet ;
Vous pouvez bâtir votre crédibilité au sein de la communauté et auprès des partenaires et participantes potentielles ;
Vous pouvez recruter des bénévoles et des participantes pour votre programme ;
Vous pouvez trouver des partenaires, des commanditaires et des bailleurs de fonds à même la communauté ;
Et plus.

Astuces pour communiquer efficacement:

Que voulez-vous communiquer ? Quel est votre message et quel résultat voulez-vous obtenir en le communiquant ? En déterminant ainsi vos besoins, il sera plus facile de déterminer avec qui et comment communiquer.

Avec qui souhaitez-vous communiquer ? Après avoir déterminé ce que vous voulez dire, vous devez choisir votre public. Il y a différents moyens de communication appropriés selon le public visé. Par exemple, le message que vous voulez communiquer aux médias d’information (et la façon de le faire) sera probablement différent du message que vous voudrez passer à vos potentiels bailleurs de fonds et partenaires de programme.

Comment allez-vous communiquer ? Différents publics exigent différentes approches de communication. Si vous voulez communiquer un message aux médias d’informations, un bon moyen est de rédiger un communiqué de presse. Par contre, si vous cherchez du financement, vous devrez sans doute écrire une lettre de présentation. Si vous souhaitez plutôt recruter des bénévoles et des participantes, une bonne idée serait d’utiliser les sites de « réseautage social » sur Internet. Déterminez d’abord à qui vous voulez communiquer votre message et choisissez ensuite les meilleurs moyens d’atteindre cet objectif.

Deux règles d’or pour créer des outils de communication:

Les 5 questions élémentaires

Quel que soit le public auquel vous vous adressez, vous devriez toujours vous assurer de répondre aux cinq questions suivantes : Quoi ? Qui ? Quand ? Où ? Pourquoi ? (les cinq W en anglais : What ? Who ? When ? Where ? Why ?) D’une part, cela vous aidera à mettre au clair ce que vous souhaitez exprimer et, d’autre part, vous vous assurerez ainsi de fournir au public visé tous les renseignements nécessaires.

Les aspects visuels de vos communications

Quel que soit la méthode que vous privilégiez, assurez-vous que votre message soit clair et, si possible, attirant pour le public visé. Faites en sorte que le contenu de vos communications soit bien organisé, facile à lire et à comprendre. Cela attirera les gens vers votre message et les incitera à chercher plus d’information (et peut-être même à s’impliquer!).

Les outils de communication dont chaque projet devrait disposer:

La présentation sommaire (le « pitch »)

Vous devriez préparer une courte description de votre projet et de ses objectifs afin d’expliquer en quoi il consiste. Cette présentation sommaire doit être concise et facile à comprendre. La présentation de votre projet devrait vous venir naturellement : vous devriez pouvoir expliquer efficacement et en peu de mots ce que vous faites et ce que vous souhaitez accomplir.

La page de présentation

Chaque projet ou organisme devrait avoir un résumé d’une page détaillant brièvement leur projet, qui y participe et de quelle façon, où il se déroule, quand il a lieu et pourquoi il existe. La page de présentation est aussi très utile pour toutes les initiatives de communication. Elle peut être utilisée comme fiche de renseignements à remettre à toute personne qui veulent en savoir plus sur votre projet ou votre organisme.

Points à considérer

Assurez-vous que vos outils de communication soient faciles à comprendre et que tous les renseignements pertinents y soient inclus. Pour vous assurer que le public visé saisisse bien le message que vous voulez faire passer, évitez les erreurs suivantes :